A-Insinöörit on rakennetun ympäristön suunnittelu- ja konsulttitalo, jolla on toimipisteitä eri puolilla Suomea sekä Virossa. Yhtiön 1 300 asiantuntijaa tekevät töitä tuhansissa kiinteistö-, teollisuus- ja yhdyskuntaprojekteissa vuosittain kotimaassa ja eri puolilla maailmaa.
Tarve sisäisen viestinnän kohentamiselle heräsi organisaation kasvaessa. Koronapandemiallakin oli vaikutuksensa, kun loikka etä- ja hybridityöhön lisäsi digitaalisten viestinnän työkalujen tarvetta ja käyttöä.
“Viestinnän tiimissä satsasimme vahvasti ulkoiseen viestintään, ja IT-palveluissa keskityttiin asiantuntijoiden käytössä oleviin projektihallintajärjestelmiin ja suunnitteluohjelmistoihin. Intranetimme oli sekä teknisesti että sisällöiltään vanhentunut, ja yhteiset tavat käyttää toimistoympäristön digitaalisia työkaluja, kuten Teamsia, puuttuivat”, kertoo A-Insinöörien viestintäjohtaja Silja Sarkamo.
Työkalut sujuvoittamaan asiantuntijan työpäivää ja tiimityöskentelyä
Tavoitteena oli, että kaikille kuuluva tieto olisi helposti saatavilla ajantasaisena ja digitaaliset viestintävälineet olisivat kaikille tuttuja. Yrityskulttuuriltaan tasavertaisessa asiantuntijayhteisössä pidettiin tärkeänä myös mahdollista hierarkioista vapaata ja siiloja murtavaa tiedon ja ajatusten vaihtoa. Tavoitteeksi kiteytettiin kolmen A:n viestintä: avointa, ajankohtaista ja ansiokasta.
Advanian kanssa käynnistetty projekti kattoi Microsoftin työkalujen roolituksen, intranetin uudistamisen sekä hallintamallin eri sovelluksille.
Projekti käynnistettiin henkilöstölle suunnatulla kyselyllä, jonka tuloksia hyödynnettiin alusta asti. Kyselyssä kartoitettiin mm. työssä tarpeellisia tietoja, niiden saatavuutta ja löydettävyyttä sekä omaa osaamista eri työkalujen käyttäjänä.
Microsoft 365 -sovelluksista aktiivisessa A-Insinöörien käytössä olivat sähköposti Outlookin ohella Teamsin chatit ja kokoukset. Projektitiimissä tutustuttiin myös muihin M365-työkaluihin, tutkittiin niiden tarpeellisuutta ja mahdollista roolia projekti- ja asiantuntijatyössä. Päivittäiseen sovellusvalikoimaan saatiin selkeyttä valitsemalla työkalut ja määrittelemällä kunkin tarkoitus osana sujuvaa työpäivää ja yhteistyötä.
Roolit määriteltiin seuraaville M365-työkaluille:
- Teams
- Outlook
- Viva Engage
- OneNote
- Forms
- Planner ja ToDo.
Intranet kokoaa sisäisen viestinnän ja työkalut
A-Insinööreissä SharePoint-intranet on pysyvän tiedon kotipesä. Etusivu toimii sähköisenä työpöytänä ja porttina muihin työssä käytettäviin ydinjärjestelmiin – ja samalla tarjoilee ajankohtaiset uutiset ja keskustelunaiheet luettavaksi.
Tiedonvaihto asiantuntijalta koko kollegakunnalle, aloitteet sekä vapaamuotoiset ryhmät mahdollistetaan Viva Engagen avulla, jonka kanavia on kytketty osaksi intranetin etusivua ja Teamsia. Ryhmä- ja tiimityöskentely keskittyy Teamsiin.
Ylläpito, kehitys ja johtaminen haltuun M365-hallintamallilla
Hallintamallia eli pelikirjaa luotaessa keskeisenä tehtävänä oli määritellä sisäisen viestinnän kanaviin liittyvät vastuut ja tehtävät. A-Insinööreissä M365-hallintamalli käsittää SharePoint-intranetin, Viva Engagen ja Teamsin.
Näiden omistus on jaettu sovelluskohtaisesti viestinnän, HR:n ja IT:n kesken ja kokonaisuutta kehittävät arjen tasolla sovellusten pääkäyttäjät – A-Insinööreissä ”mestarit” – yhdessä.
“Samalla kun olemme hakeneet keinoja tuoda ihmisiä yli suunnittelu- ja osaamisalojen yhteen, olemme rikkoneet siiloja myös tukipalvelujen välillä, ja se ollut tosi antoisaa. Sisäinen viestintä kuuluu kaikille”, Silja Sarkamo sanoo.
Avoin ja organisaatiorajat ylittävä viestintäkulttuuri vahvistui
Pelikirjaprojekti vaati sitkeyttä, mutta onnistui joustavuuden, sitoutuneen tiimin ja luottamuksen ansiosta.
”Saimme Advanialta sen mitä tarvitsimme: näkemyksiä parhaista käytännöistä, kurinalaisen projektiohjauksen sisäisen viestinnän ja työkalujen roolittamiseen sekä osaamisen alustojen rakentamisen. Hyvällä fiiliksellä saimme aikaan kiitellyn intranetin, jota käyttää yli 1 000 työntekijää joka päivä, ja etusivun, jossa kuka tahansa meistä pääse halutessaan ääneen.”
Kaipaatko tukea digityötapojen kehittämiseen?
