Advania on auttanut Aalto-yliopistoa työnkulkujen digitalisointien ratkaisuissa jo muutaman vuoden ajan. Kyse on laajasta yhteistyöstä, sillä vuositasolla Aalto-yliopistolla ajetaan yhteensä 7000 työnkulkua. Mittavimpiin projekteihin lukeutuvat muun muassa IT-hankintatilausten sekä apurahahakujen työnkulut, joiden toteutuksesta Advania on vastannut.
Yhteistyö lähti liikkeelle pari vuotta sitten. Aalto-yliopistolla työnkulkujen digitalisoinneista vastaavan IT-ratkaisuarkkitehti Päivi Kokkolan mukaan yhteistyö lähti liikkeelle tarpeesta digitalisoida aiemmin manuaalisesti hoidettuja prosesseja.
– Lähdimme tilanteesta, missä hakemuksia tehtiin manuaalisesti paperilomakkeilla. Halusimme Aalto-yliopistosta oikeasti digitaalisen yliopiston ja työnkulkujen digitalisoinnit ovat muun muassa sujuvoittaneet prosesseja hakijoille sekä vähentäneet manuaalista työtä, tai jopa osittain poistaneet sitä kokonaan. Tällöin aikaa vapautuu tuottavampaan työhön. Lisäksi virheet vähenevät ja koko prosessin läpimeno nopeutuu huomattavasti, Kokkola luettelee.
Hankintoja ilman paperiviidakkoa
Työnkulku tarkoittaa käytännössä erilaisia hakemusprosesseja eri tahojen välillä sekä niiden hyväksytyksiä. Työnkulkujen digitalisoimisesta voi käytännössä hyötyä jokainen Aalto-yliopiston 11 200 opiskelijasta sekä 4 400 työntekijästä. Opiskelijat voivat esimerkiksi hyväksilukea muualla suoritettuja opintoja digitaalisesti ja henkilöstö voi tilata IT-laitteita ilman perinteistä paperiviidakkoa. Vuosittain Aalto-yliopistolla ajetaan pelkästään IT-hankinnoissa 2700 työnkulkua. Muutos aiempaan on merkittävä.
– Esimerkiksi apurahaa haettiin aikaisemmin paperilomakkeella, jonka jälkeen sitä samaa paperia kuljetettiin ympäri yliopistoa niin sihteereille, suunnittelijoille kuin päättäjille, ja se piti fyysisesti allekirjoittaa. Kun apuraha sitten taas myönnettiin, täytettiin uusi lomake maksuhallintoa varten ja sieltä lomake siirrettiin manuaalisesti maksujärjestelmään. Se vain kesti kauemmin ja vaati paljon työtä. Nyt homma sujuu digitaalisesti, Kokkola selventää.
Advania osana Aalto-yliopiston tiimiä
Työnkulkujen digitalisointeja Aalto-yliopistolla hoitaa viisihenkinen Digi Process Factory -tiimi, johon kuuluu aaltolaisten lisäksi kaksi työntekijää Advanialta. Erkka Peltoniemi on työskennellyt käytännössä täyspäiväisesti kahden vuoden ajan Aalto-yliopistolla. Yhteistyö onkin Kokkolan mukaan enemmän laaja-alaista kumppanuutta kuin projektityötä.
– Advanian tekijät ovat osa meidän tiimiämme kaikissa isoissa ja pienissä projekteissa. Meillä on ketterä toimintamalli ja kokoonnumme vähintään kerran viikossa Digi Process Factory -tiimin kesken ja suunnittelemme viikon mittaiset sprintit, Kokkola aloittaa.
– Minusta on tuntunut, että olen nyt melkein aaltolainen. Olen enemmän tekemisissä aaltolaisten kuin advanialaisten kanssa, mikä on aika jännää, Peltoniemi naurahtaa.
“Työnkulkujen läpimenoaika vähintään puolittuu”
Suurin syy työnkulkujen sähköistämiseen on ollut manuaalisen työn suuri määrä ja inhimilliset virheet.
– Lisäksi toisteinen työ, mitä tehdään niin sanotusti aivot nollilla, on nyt vähentynyt. Ihmiset voivat käyttää aikansa hyödyllisemmin. Sähköinen työnkulku pitää myös huolen siitä, ettei mikään jää kesken. Se esimerkiksi lähettää automaattimuistutuksia käsittelijöille, eikä kaiken tarvitse olla pelkästään työntekijöiden muistin varassa, Peltoniemi lisää.
Sähköiset prosessit ovat myös huomattavasti nopeampia.
– Kaikissa työnkuluissa läpimenoaika on vähintään puolittunut, Kokkola lisää.
“Suomesta tuskin löytyy parempaa Nintex-osaajaa”
Kokkolan mukaan yhteistyö on ollut sujuvaa ja ammattitaitoista.
– Olemme olleet tyytyväisiä sekä Advanian tekijöiden tekniseen osaamiseen että ylipäätään yhteistyön sujuvuuteen. He ovat olleet joustava ja mutkaton kumppani, jonka kanssa asiat onnistuvat lyhyelläkin varoitusajalla, Kokkola aloittaa.
– Jos joku etsii kumppania Nintexiin, niin Suomesta tuskin löytyy parempaa osaamista. Olemme saaneet heiltä erilaisia lisäresursseja projektien niin vaatiessa. Ei ole tullut vastaan mitään, mihin emme olisi saaneet heiltä apua, Kokkola summaa.
