Klassinen vai moderni? Metsäkeskus hyppäsi Valo Modernin kelkkaan, kun tuote oli vielä rakenteilla.
Maa- ja metsätalousministeriön alaisuudessa toimiva Metsäkeskus valvoo ja edistää kestävää metsätaloutta sekä alan elinkeinoja, ja neuvoo metsänomistajia metsien ja metsäluonnon hoidossa sekä hyödyntämisessä.
Metsäkeskuksen edellinen intranet otettiin käyttöön vuonna 2014. On-prem -ratkaisu oli toteutettu SharePoint 2013:n päälle. Vuosien aikana organisaatio oli kokenut muutoksen eikä intranetin rakenne ja sisällöt antaneet oikeaa kuvaa tämän päivän Metsäkeskuksesta.
Nyt oli aika katsoa eteenpäin ja modernisoida intranet. Siirtyminen pilveen ja Office 365 -palveluihin oli jo entuudestaan päätetty. Viestinnän asiantuntija Karita Raivio luotsasi intranet-uudistusta Metsäkeskuksen puolelta.
”Siirryimme intran kanssa on-prem -maailmasta pilveen. Suurin yksittäinen tavoite oli tuoda mobiilius ja pilven hyödyt jokaisen työntekijän ja käyttäjän ulottuville. Toisena, pienempänä tavoitteena, oli sisäisen sähköpostin vähentäminen”, Karita kertoo.
Metsäkeskus on valtakunnallinen organisaatio. Henkilöstöstä moni tekee työtä myös etänä ja tehtäviin kuuluu myös maastotyötä, joten digitaalisten työkalujen pitää toimia myös toimiston ulkopuolella.
”Maastokausi alkaa huhtikuussa. Kymmenet henkilöt tekevät maastotyötä, ja nyt intraa pääsee jatkossa lukemaan vaikka maaston keskeltä”, Karita toteaa.
Klassinen vai moderni?
Metsäkeskus oli jo valinnut Valo Classicin intranet-ratkaisuksi. Karita oli kuitenkin ehtinyt myös tutustumaan moderniin SharePointiin, joka teki vahvasti tuloaan. Valo Modernin ensimmäisen version kehitystyöt olivat vielä käynnissä, mutta Metsäkeskus uskoi vahvasti moderniin tulevaisuuteen.
”Lopulta tilanne meni niin, että päätimme lennossa vaihtaa Valo Classicin Valo Moderniin. Valo Modernista löytyi pitkälti kaikki mitä tarvitsimme valmiina. Mitään räätälöintejä ei tarvinnut tehdä”, Karita kertoo.
Modernissa SharePointissa ja modernissa Valossa Karitaa viehätti etenkin päivittämisen helppous.
”Sivujen ja rakenteen muokattavuus on vaivatonta. Myös uutisten tuottaminen on helppoa. Jokaisella työntekijällä on mahdollisuus saada uutisensa julkaistuksi intraan. Meidän porukka on muutenkin hajallaan ympäri valtakuntaa ja intra on todella tärkeä kanava meille sekä tasa-arvon että yhteisöllisyyden kannalta ”, Karita sanoo.
Uusi intra nopeuttaa arjen työtä. Päivittämisestä ei jää paha maku. Kun jää hyvä maku, niin päivitystyötä tekee mielellään. – Karita Raivio, Metsäkeskus
Uudessa intrassa ajankohtaiset asiat – uutiset, somenostot, tunnusluvut, häiriötiedotteet ja mediaseuranta – ovat keskitetysti yhdessä paikassa. Lisäksi organisaation lukuisat tausta- ja apujärjestelmät sekä näiden käyttöohjeet on koottu yhteen paikkaan. Samalla uusittiin myös työtilat, jotka ovat nyt entistä helppokäytöisempiä.
”Uusi intra nopeuttaa arjen työtä. Päivittämisestä ei jää paha maku. Kun jää hyvä maku, niin päivitystyötä tekee mielellään”, Karita toteaa.
Tulevaisuus on moderni ja tuore
Valo Modernin päälle toteutettu intranet otetaan virallisesti käyttöön maaliskuussa. Sisällöntuotanto ja käyttökoulutukset ovat parhaillaan käynnissä. Metsäkeskus otti Valo Fresh -paketin, joka sisältää alustan säännölliset päivitykset.
”Olemme tässä kohtaa erittäin tyytyväisiä. Uusi intra on helppokäyttöinen ja selkeä. Mobiilius ja freesi ilme houkuttelevat käyttämään”, Karita kertoo.
Vaikka tuote, Valo Modern, oli vielä rakenteilla projektin aikana, projekti saatiin päätökseen aikataulun mukaisesti.
”Mitään hätää ei ollut, kun tiesimme, mitä oli tulossa. Kysymyksiä tuli paljon projektin aikana, mutta vastaukset saatiin nopeasti. Suosittelen kaikille lämpimästi Valo -toimitukseen kuuluva tukitunteja. Nämä eivät ole valmisteltuja palavereja, vaan niissä voi kysyä mitä vaan,” Karita toteaa.
