Yrityksen koko: yli 200 00 käyttäjää
Haaste
Royal BAM Group (BAM) halusi käyttöönsä uuden, yhdellä alustalla sijaitsevat intranetin, jonka avulla konsernin eri alueiden työntekijät kaikkialla maailmassa voisivat viestiä keskenään ja jakaa vapaasti tietoa toisilleen.
Hankkeessa oli tärkeää, että uusi intranet täyttäisi kunkin operatiivisen yhtiön omat vaatimukset ja sallisi näiden pitää kiinni paikallisesta kulttuuri-identiteetistään – samalla ratkaisun tulisi kuitenkin tukea konsernin ”One BAM” -filosofiaa.
Vaikka konsernin pääkieli on englanti, BAM piti olennaisena, että kukin operatiivinen yhtiö voisi käyttää intranetiä omalla äidinkielellään.
Ratkaisu
Valon premium-partneri I4-YOU toteutti intranet-ratkaisun tiiviissä yhteistyössä Valon kumppanin Advanian kanssa.
Valo oli paras valinta BAM:n intranetin toimittajaksi, sillä ratkaisu perustuu SharePoint Online -alustaan ja on yhteensopiva koko BAM-konsernissa äskettäin käyttöönotetun Office 365:n (O365) kanssa.
Hyödyt
- Helppo pääsy työvälineisiin ja tiedostoihin
- Vahvistaa “One BAM” -arvoja, kuten avointa yhteistyötä ja skaalautuvaa oppimista
- Moderni ja mobiiliystävällinen intranet, joka on kaikkien saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta
- Uutisia, tietoa ja ohjeita voidaan jakaa helposti kaikille konsernin työntekijöille
- Monikielinen intranet, joka mahdollistaa tiedon ja uutisten jakamisen koko konsernin, yksittäisen maan ja/tai operatiivisen yhtiön tasolla
- Muissa operatiivisissa yhtiöissä toimivien kollegoiden löytäminen ja tavoittaminen on helppoa
- Sisällöntuotannon helppous
- Kontekstuaalinen oppiminen tukee uuden ratkaisun käyttöönottoa
- Kustannustehokas alusta yli 20000 käyttäjälle
- SharePoint-pohjainen, nopeasti käyttöönotettava intranet
“One BAM” -filosofia yhdistää
Royal BAM Group halusi tuoda sekä pääkonttorissa että operatiivisissa yhtiöissä toimivat työntekijänsä yhteen konsernin ”One BAM” -filosofian mukaisesti.
BAM:n uusi intranet vahvistaa ”One BAM” -filosofiaa.
Halusimme modernin ja mobiiliystävällisen intranetin, joka olisi kaikkien työntekijöidemme saatavilla ajasta ja paikasta riippumatta. Halusimme, että intranetillä olisi kaikkialla sama, yhdenmukainen pohja, joka vahvistaisi yhteistä ”One BAM” -identiteettiämme.
Mariëlle Paul, konsernin viestintäjohtaja, Royal BAM Group
Personoitu live-demo
Valon premium-partner I4-YOU ja Advania valmistelivat live-demon, jonka avulla Valo Intranetin toimintaa ja avainominaisuuksia esiteltiin BAM:lle.
Vaikka itse demo oli vaikuttava, kunnia kaupan lukkoon lyömisestä kuuluu esittelyn takana oleville henkilöille. BAM arvosti sitä, että tulevaa yhteistyötä tehtäisiin juuri esittelyn toimittaneiden ihmisten kanssa. Meiltä saat juuri sen, minkä esittelyssä lupaamme.
Office 365 -yhteensopiva, nopeasti käyttöönotettava intranet
Valo kiinnosti BAM:a myös erittäin nopean käyttöönottonsa ansiosta. Koska Valo on SharePointin päälle rakennettu valmisratkaisu, konsernin ei tarvinnut aloittaa intranetin kehittämistä tyhjästä. Tämän vuoksi intranet oli nopea asentaa, ja kulut voitiin minimoida.
Microsoft tuo Office 365:een säännöllisesti päivityksiä, jotka voivat vaikuttaa intranetin toimintaan. BAM tilasikin samalla Valo Fresh -palvelun, jonka ansiosta Valo pitää “BAM Connect” -intranetin automaattisesti ajantasaisena Microsoftin O365-päivitysten yhteydessä.
BAM:n uusi intranet on käytettävissä myös mobiililaitteilla. Niihin on lisäksi saatavilla mobiilisovellus, jonka Valo Fresh -asiakkaat saavat veloituksetta käyttöönsä.
Selkeä hallintamalli
Ennen kuin intranet-hanke käynnistyi tosissaan, BAM:n viestintäammattilaiset kehittivät selkeän hallintamallin, johon kuuluu rooleja, velvollisuuksia, prosesseja ja tehtäviä niin operatiivisten yhtiöiden kuin konserninkin tasolla.
Oli erittäin tärkeää, että operatiiviset yhtiöt ymmärsivät tarvitsevansa erilaisia ohjausryhmiä, jotta intranetin käyttöönotto sujuisi jouhevasti.
Konsultti, Advania
Lisäksi kaikkien osapuolten tuli asettua yhteisen ”One BAM” -periaatteen taakse ja ymmärtää, että uuden intranetin tarkoituksena olisi tukea tätä periaatetta ja toimia helppopääsyisenä portaalina jokaisen työntekijän arjessa.
Uudelleenkäytettävä pohjaratkaisu
Seuraavaksi Advania ja I4-YOU auttoivat BAM:a luomaan uudelleenkäytettävän pohjaratkaisun, jonka ansiosta intranet voitiin ottaa käyttöön kussakin operatiivisessa yhtiössä.
Ensimmäisissä työpajoissa oli mukana edustajia sekä pääkonttorista että operatiivisista yhtiöistä. Työntekijöitä kannustettiin kertomaan mielipiteensä ja osallistumaan aktiivisesti suunnitteluvaiheeseen – näin he saivat huomata, että Valo Intranet vastasi juuri heidän tarpeisiinsa.
Hankkeen suurimpana haasteena oli esittää loppukäyttäjälle selkeässä ja ymmärrettävässä muodossa kolmeen eri tasoon jakautuvaa sisältöä (konserni/maa/operatiivinen yhtiö).
BAM:n tietorakenteet ovat haastavia, sillä organisaatiomme on varsin monimutkainen. I4-YOU ja Advania auttoivat meitä hahmottamaan, kuinka voisimme esittää eri tasoille kuuluvaa tietoa selkeällä ja ymmärrettävällä tavalla.
Jacquelien Deuring, projektipäällikkö, BAM
Hankkeessa päätettiin luoda pohjaratkaisu, joka olisi helppo ottaa käyttöön kaikkialla, sillä se noudattaisi yhteisiä hallintaperiaatteita mutta olisi mukautettavissa kunkin operatiivisen yhtiön tarpeisiin.
Lisäksi intranetin käyttöliittymä käyttäisi aina kunkin operatiivisen yhtiön paikallista kieltä, ja konsernitasoinen sisältö julkaistaisiin englanniksi.
Hankkeen pohjaratkaisu on ollut niin toimiva, että BAM on voinut kopioida sen sellaisenaan kunkin operatiivisen yhtiön intranetin pohjaksi.
Tiedota, sitouta, yhdistä
”BAM Connect” -intranet on jo käytössä viidessä operatiivisessa yhtiössä, ja siitä kerätty palaute on ollut todella positiivista.
Työntekijät arvostavat erityisesti sitä, että Valo Intranetissä sisällöt ovat saatavilla useilla eri kielillä. Esimerkiksi konsernitasoiset sisällöt tarjotaan konsernin neljällä tärkeimmällä kielellä (hollanti, englanti, ranska, saksa).
Tiedonhaku on nyt suoraviivaista, ja kollegojen etsiminen henkilöhaun avulla on paljon entistä helpompaa.
Lisäksi heti alussa käyttöönotettu hallintamalli on yhdenmukaistanut toimintaa ja vahvistanut yhteistyötä operatiivisten yhtiöiden välillä.
Suoraviivaiset ja läpinäkyvät toimintatavat
Kaikki ovat yhtä mieltä siitä, että intranetin käyttöönottoa on tukenut myös se, että Valon premium-partneri I4-YOU on alusta asti ollut paikalla BAM:n pääkonttorissa kahtena päivänä viikossa.Olemme toimineet yhtenä joukkueena. Kaikkien osapuolten välillä on vahva luottamus.
Huibert de Hek, partneri / Senior Business Consultant, I4-YOU
Tähän mennessä opittua
- Samanhenkisiä ihmisiä yhdistävät yhteiset haasteet ja tavoitteet
- Käyttäjien tarpeet tulee asettaa päätöksenteon ytimeen
- Hankkeelle haettiin yrityksen hallituksen tuki heti alusta alkaen
- “BAM Connect” -hanketta johdettiin konsernin viestintäosastolta tiiviissä yhteistyössä IT-osaston kanssa
- Ensimmäinen operatiivisessa yhtiössä käyttöönotettu intranet toimi aitona tapaustutkimuksena
IAMCP 2019 P2P Bronze Winner – EMEA -palkinto
Otimme ilolla vastaan IAMCP 2019 P2P Bronze Winner – EMEA -palkinnon Microsoft Inspire 2019 -tapahtumassa viime viikolla Las Vegasissa.
Palkinto myönnettiin tunnustuksena Royal BAM Groupille tehdystä menestyksekkäästä Valo Intranet -toteutuksesta.
Kirjoittanut
Advania Finland
