Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymä syntyi, kun Hyvinkään, Järvenpään, Mäntsälän, Nurmijärven, Pornaisen ja Tuusulan sote-palvelut siirtyivät kuntayhtymän tuottamis- ja järjestämisvastuulle. 1.1.2019 siirtyi 3500 sote-työntekijää kunnista uuteen organisaatioon kuntayhtymään. Miten massiivinen muutos saatiin onnistuneesti toteutettua?
”Muutosviestinnän haaste oli suuri, mutta muutos oli myös mahdollisuus uudistaa perinteiset viestintätavat moderneiksi” kertoo viestintäpäällikkö Anu-Kaarina Suonpää. Keski-Uudenmaan sote -kuntayhtymän eli Keusoten tavoitteena on turvata alueen asukkaille laadukkaat ja asiakaslähtöiset sosiaali- ja terveyspalvelut tasa-arvoisesti. Tätä tehtävää auttaa uudistettu intranet.
”Organisaatio on iso ja toimii 200 000 asukkaan väestöpohjalla”, kertoo Suonpää.
”Henkilöstö työskentelee kuuden kunnan alueella, ja valtaosa tekee varsin liikkuvaa työtä. Lähtötilanne oli vaikea; kuuden kunnan erilaiset sisäisen viestinnän mallit tulisi yhtenäistää tasa-arvoiseen ja tehokkaaseen tapaan viestiä organisaation asioista. Toimivan sisäisen viestinnän lisäksi mietimme, miten lisäisimme yhteenkuuluvaisuutta ja me-henkeä.”, Suonpää tarkentaa.
Kilpailutuksen jälkeen valinta oli Advanian Valo
”Suorastaan ihastuimme Valoon”, kertoo projektista vastaava viestintäpäällikkö Anu-Kaarina Suonpää. ”Kokemukseni kuntapuolen viestinnästä on se, että viestintää tehdään vielä hyvin perinteisillä tavoilla. Modernin sisäisen viestinnän malli oli meille ainoa oikea tie. Ketterät työtavat ja ketterä uudistuminen, Keusoten tapaan”, iloitsee Suonpää.
Tavoitteena muuntautuva, saavutettava ja uudistuva intra
Tarpeita oli useita; miten yhdistää tuhannet työntekijät, saada nopeasti uusi intra käyttöön hyvin tiukalla aikataululla, huomioida uudet saavutettavuuden vaatimukset sekä luoda toimivat ja tarpeenmukaiset sisäisen viestinnän työkalut. Oikeanlaiset ratkaisut siihen, että kaikki löytävät tehokkaasti työn tekemiseen tarvittavat tiedot.
Eroon vanhanaikaisista toimintatavoista modernin tekniikan avulla
Advanian ja Valon avulla haetaan uusia ratkaisuja ja toimintapoja – kyse ei ole pelkästään intrasta vaan koko sisäisestä viestinnästä. Keusotelle toinen tärkeä asia Advanian valinnassa oli Teamwork–osio, jonka käyttöä halutaan jatkuvasti kehittää.
”Työyhteisöt, yksiköt ja pienemmätkin tiimit hyödyntävät Teamsia päivittäin ja se on tehostanut tekemistä. Aikaisemmat kaoottiset sähköpostirumbat ovat kohta taakse jäänyttä historiaa”.
Suonpää kertoo, että tiedossa oli henkilöstön kokemattomuus Teamsin ja Office 365 -ratkaisujen käytöstä. ”Taklasimme tätä riittävällä koulutuksella, suunnittelulla sekä markkinoinnilla. Lisäksi asiaa auttaa Valon helppokäyttöisyys.”
Muutoksessa auttaa Valon toimivuus
Keusote halusi rakentaa monipuoliset viestintätavat joilla tavoittaa kaikki organisaation ihmiset. Valo valikoitui luotettavuuden ja tunnettavuuden takia. Keusote halusi ratkaisun, jota on jo kehitetty pitkään ja jota tullaan jatkossakin kehittämään, sillä työn tekemisen tavat muuttuvat koko ajan.
”Toteutustiimille oli hienoa olla mukana projektissa jonka merkitys asiakkaan organisaatiolle ja muutoshallinnalle oli suuri. Asiakkaalla oli selkeä näkemys sekä sisällöstä että viestinnällisen intran tarpeellisuudesta”, pohtii Advanian projektipäällikkö Pontus Mattson.
”Sosiaali- ja terveydenhuollon alueella henkilökunta tekee usein työtä hyvin itsenäisesti asiakkaiden luona. Toimivan viestinnällisen ratkaisun avulla nämä henkilöt voivat olla ajan tasalla maantieteellisesti laajan organisaation uutisista ja kehityksestä.”
Työntekijöitä kuunnellaan herkällä korvalla uuden äärellä
Valo auttaa myös sosiaalisessa kanssakäymisessä. ”Tykkäykset, kommentoinnit ja jutustelut Yammerin avulla lisäävät yhteenkuuluvuutta ja keskinäistä viestintää intrassa, se on ollut mahtavaa huomata.”
Keusoten strategian painopiste ”Voittava joukkue” on otettu huomioon sisäisen viestinnän kanavien suunnittelussa – yhdessä tekeminen on tärkeää, jotta saavutamme strategiamme tavoitteet. Hyvä ja toimiva sisäinen viestintä lisää henkilökunnan työnhyvinvointia, auttaa työntekijöitä selviytymään ja jaksamaan paremmin raskaassa työssä.
Anu-Kaarina Suonpää tiedostaa, että uusien työtapojen ja organisaation muutoksen kanssa matka on vasta alussa. Advanian kanssa ollaan jo pohdittu, miten seuraavat tulevat projektit ja pilotit tehtäisiin, jotta viestintävälineet tukisivat työn tekemistä ja prosesseja entisestään.
Tarvitsetko apua muutoksen läpiviemisessä organisaatiossasi?
Kirjoittanut
Advania Finland
