Vuonna 1892 perustettu Vaasan Sähkö on yksi Suomen ensimmäisistä sähköyhtiöistä. Työntekijöitä Vaasan Sähkö -konsernissa on noin 150.
Sisäisen viestinnän tavoitteena Vaasan Sähkö -konsernissa on sisäisen tiedonkulun ylläpitämisen ja kehittämisen lisäksi vuorovaikutuksen lisääminen ilahduttavien sekä yhteishenkeä rakentavien sisältöjen avulla.
”Intranetin toivomme olevan henkilöstöllemme paikka, josta löytää tarvitsemansa tiedon helposti, mutta myös alusta, jonka kautta voi saada piristystä työpäivään”, sanoo Vaasan Sähkön viestintäasiantuntija Oona Björkbacka.
Viestintätiimi vastaa konsernissa varsinaisesta intrasisältöjen kehittämisestä. Lisäksi muista tiimeistä ja yksiköistä on säännöllisiä sisällöntuottajia, jotka vastaavat oman osaamisalueensa tiedottamisesta tai sisältösivujen ylläpidosta.
Microsoft 365 -ympäristössä toimiva Vaasan Sähkö on ollut Advanian asiakkaana vuodesta 2019, jolloin yhtiössä otettiin käyttöön Valo Intranet. Kun Valo-tuotteiden kehittäjä Staffbase vuonna 2023 ilmoitti Valo-tuotetuen päättymisestä asteittain heinäkuuhun 2025 mennessä, oli aika miettiä korvaavaa ratkaisua. Valinta oli vaihtoehtojen kartoittamisen jälkeen Fresh Intranet, joka Valon tavoin on SharePoint-pohjainen.
Fresh Intranetin ulkoasu miellytti Vaasan Sähkön edustajia ja tavoitteena oli löytää kehittyvä tuote, joka sisältää työskentelyä ja sisäistä viestintää helpottavia toiminnallisuuksia.
Ylläpitäjien näkökulmasta stressivapaa muutos
Päivitys Valosta Freshiin on lähtökohtaisesti suoraviivainen, koska Valo-intranet-tuote on käyttöliittymäkerros SharePoint Onlinen päällä. Valo-elementit riisutaan, jonka jälkeen SharePointin päälle asennetaan Fresh Intranet. Sisältöjä ei tarvitse migroida erikseen.
”Uusi Fresh Intranet on hyvin samankaltainen kuin Valo Intranetin ympäristö. Kesällä 2024 tapahtuneen intrauudistuksen jälkeen ei ole tullut tietoon, että sisällöntuottajilla olisi ollut sen suurempia ongelmia luoda sisältöjä Fresh Intranetissä, ja olemmekin selvinneet aika vähällä ohjeistamisella. Vaikuttaa siis siltä, että siirtymä uudistuneeseen intraympäristöön on sujunut mutkitta”, Björkbacka kertoo.
Freshin tarjoamaa analytiikkaa hyödynnetään muun muassa sisällön suunnitteluun ja hallintaan.
”Analytiikkaa seuraamalla olemme oppineet tunnistamaan intranetin suosituimmat sisällöt. Nojaudumme analytiikan tarjoamaan tietoon sisältöjä suunnitellessamme. Analytiikan perusteella teemme myös säännöllistä siivoamista sisältösivujen osalta.”
Kunhan uusi intra on ollut käytössä jonkin aikaa, saadaan myös loppukäyttäjiltä palautetta.
”Tutkimme sisäistä viestintää vuosittain keräämällä palautetta henkilöstöltä kyselyn avulla. Suurimmat muutokset intrassa loppukäyttäjien näkökulmasta ovat varmasti etusivun muokkausmahdollisuudet. Onkin mielenkiintoista kuulla seuraavassa kyselyssä muun muassa siitä, ovatko loppukäyttäjät hyödyntäneet etusivun uusia ominaisuuksia ja siten tuunanneet omaa etusivunäkymäänsä”, Björkbacka toteaa.
