Vantaan ja Keravan hyvinvointialue (VAKE) järjestää sosiaali-, terveys- ja pelastuspalveluita alueen noin 280 000 asukkaalle. Työntekijöitä hyvinvointialueen palveluksessa on noin 5 000.
Iso ja eri alojen osaajista koostuva henkilöstömäärä asettaa sisäisen viestinnän toimivuudelle paljon vaatimuksia. Näihin vastataan muun muassa panostamalla intranetiin ja sen kehitykseen. Intranet on määritelty Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen yhteiseksi viestintäkanavaksi, josta tulee löytyä koko hyvinvointialueen henkilöstöä koskeva tieto.
Tavoite: kokonaisvaltainen intranet-ratkaisu uudelle organisaatiolle
VAKEn yhteistyö Advanian kanssa alkoi tarpeesta luoda uudelle hyvinvointialueelle kokonaisvaltainen intranet-ratkaisu. Intranetin haluttiin olevan koko hyvinvointialueen työntekijöiden käytössä hyvinvointialueen aloittaessa toimintansa 1.1.2023.
“VAKEn intranet haluttiin käyttöön heti hyvinvointialueen ensimmäisestä päivästä alkaen, jotta henkilöstö tottuisi saamaan tarvitsemansa tiedot intranetistä. Myös uuden organisaation intranetin ulkoasu oli tärkeä suunnitella kaupunkiorganisaatioista erottuvaksi. Intranetin julkaisemisen jälkeen sen kehittämistä on jatkettu ja muun muassa koko organisaation työohjepankki sekä uutisten kohdentaminen ovat nykyisiä kehityskohteitamme”, kertoo Vantaan ja Keravan hyvinvointialueen viestinnän asiantuntija Matti Keponen.
Tuotteen vaihtuminen ei tuonut radikaaleja muutoksia
Vuoden 2023 loppupuolella saatiin uutisia VAKEn käytössä olleen SharePoint-pohjaisen Valo-intranet-tuotteen elinkaaren päättymisestä. Hyvinvointialue päätti nopeasti siirtyä niin ikään SharePoint-pohjaiseen Fresh Intranet -ratkaisuun Advanian tuella. Siirto haluttiin tehdä nopeasti, jotta Freshin uudet ominaisuudet saataisiin mahdollisimman aikaisessa kehitysvaiheessa mukaan VAKEn intranetiin ja jotta Freshiin siirrettäviä Valo-rakenteita olisi mahdollisimman vähän.
Keposen mukaan Fresh Intranetin käyttö on ollut helppo oppia ja perehdyttää intranetiä päivittävälle henkilöstölle.
“Advanian koulutukset auttoivat paljon siirtymässä. Tavalliselle intranetin päivittäjälle muutos ei ole ollut kovinkaan suuri, tekstit, kuvat ja linkit voi luoda sivuille edelleen Sharepointin oletustoiminnoilla, mutta edistyneemmät käyttäjät voivat perehtyä Freshin mukanaan tuomiin ominaisuuksiin, kuten koko organisaation laajuisiin metatietoihin.”
VAKElla oli jo Valo-intranetin aikana käytössä yksi uutiskeskus koko intranetissä, jossa uutisia kohdennettiin eri sivuilla näytettäviksi metatiedoilla, joten suurta teknistä muutosta Fresh ei tuonut intranetin rakenteeseen.
Visuaalisesti intranet pyrittiin pitämään Fresh-päivityksessä ennallaan ja myös valikkorakenteet ovat samoja kuin Valo-aikana, joten suurta shokkia organisaatiolle ei muutoksesta tullut.
Freshin Valoa joustavammat verkko-osat ja hakupalkkien liittämisen helppous ovat olleet intranetin päivittäjille tervetulleita. Analytiikan mukaan lähes kaikki VAKEn työntekijät käyvät intranetissä viikoittain.
Freshin ominaisuudet tuovat uusia mahdollisuuksia
“Fresh on visuaalisesti nimensä mukaan raikas ja tuntuu toimivan aiempaa nopeammin. VAKEssa Freshin käyttö on vasta alussa, mutta sivujen metatiedoilla toteutetut sisältöjen koontinäkymät hakukentin avaavat uusia mahdollisuuksia VAKEn työohjepankin ja sivustojen sisältölistausten toteuttamiseen”, Keponen kertoo.
“Freshistä puuttuu vielä työkalu henkilöstön kyselyiden järjestämiseen, jota VAKEssa odotetaan innolla. Myös Usein kysytyt kysymykset -palstojen tekemiseen ei ole omaa työkaluaan, mutta Advanian tuella nämä on saatu toteutettua eräällä toisella Freshin ominaisuudella.”
Sujuva siirtymä Valosta Freshiin
Keponen sanoo yhteistyön Advanian kanssa olleen sujuvaa. Fresh-päivitys saatiin hoidettua useimpien sivustojen osalta yhdessä iltapäivässä ja käyttökatko intranetissä oli lyhyt.
“Valon elinkaaren päättyminen niin nopeasti Valo-intranetin asennuksen jälkeen oli aluksi pettymys, mutta siirtymä Freshiin saatiin tehtyä sujuvasti ja nyt asennuksen jälkeen olisi vaikea kuvitella paluuta Valoon. Muutosprojekti Valosta Freshiin Advanian kanssa oli selkeästi määritelty ja saatiin toteutettua sovitussa aikataulussa.”
Mikä Fresh?
Helppokäyttöinen Fresh vähentää merkittävästi organisaatiokohtaisten räätälöintien tarvetta ja sisältää runsaasti uusia ominaisuuksia verrattuna Valo-intranetiin. Fresh Intranetin tuotekehityksessä on aktiivinen tiekartta ja uusia tuoteversioita on saatavilla kvartaaleittain.
Fresh ja SharePoint täydentävät toisiaan: Fresh tarjoaa ominaisuuksia, joita vakio-SharePointissa ei oletuksena ole, mutta kaikki SharePointin oletustoiminnot ovat käytettävissä Freshin rinnalla.
