Kun Valmetilla siirryttiin vuoden 2020 alussa Skypen käytöstä Microsoft Teamsiin, haluttiin viestintätyökalusta tehdä kaiken päivittäisen aktiviteetin, keskustelun ja tiimiviestinnän foorumi. Pian kuitenkin selvisi, että uusien ryhmien ja SharePoint-sivujen jatkuva perustaminen oli aikaa vievä ja hintava prosessi. Sitten Valmetilla kuultiin Valo Teamwork -ratkaisusta.
- Toimiala: Teknologiateollisuus
- Maa: Globaali, pääkonttori Suomessa
- Yrityskoko: 5 001 – 20 000 käyttäjää
Lähtötilanne:
Valmet on maailman johtava teknologian, automaation ja palveluiden toimittaja ja kehittäjä sellu-, paperi- ja energiateollisuudelle. Sen palveluksessa on yli 14 000 työntekijää toimihenkilöistä asentajiin. Yritys toimii yli 100 paikkakunnalla 30 maassa, kaikilla aikavyöhykkeillä.
Vuoden 2020 alussa Valmet vaihtoi Skypen Microsoft Teamsiin. Vaikka uuden viestintätyökalun mahdollisuudet ihastuttivat organisaatiossa, Teamsin hallinta osoittautui haastavaksi, kun konsernin yli 14 000 työntekijää eri puolilla maailmaa ottivat käyttöön sen.
Joka kerta, kun joku Valmetilla halusi perustaa uuden Teams-ryhmän tai SharePoint-sivun, Valmetilta lähti Advanialle tukipyyntö ja asia hoidettiin manuaalisesti. Tämän jälkeen Valmetin tiimille lähti sähköpostilla tieto, että asia oli hoidettu. Tähän kului yleensä parista tunnista pariin päivään pyynnön lähetysmaasta riippuen.
Ulkoistetussa palvelussa prosessi ei ollut pelkästään aikaa vievää useine manuaalisine vaiheineen vaan jokainen tukipyyntö oli kuluerä Valmetille.
Ratkaisu:
Valmetille suositeltiin Valo Teamworkiä hallinnan automatisointiin, jolloin säästyisi aikaa ja rahaa.
Microsoft Teamsin tai SharePointin pohjalle rakennettu Valo Teamwork automatisoi monet IT-osaston perinteisesti hoitamista manuaalisista työvaiheista, joilla on huolehdittu tiukkojen turvamääräysten ja muiden määräysten noudattamisesta. Loppukäyttäjälle se mahdollistaa kaikkien Microsoft 365 -tiimityökalujen käytön yhden hallintapaneelin kautta.
Valmetilla, jonka 14 000 rekisteröidyn Microsoft 365 -käyttäjän organisaatiossa ryhmä- ja sivustopyyntöjä nousee jatkuvasti, ratkaisun potentiaali on merkittävä.
Edut:
- Hallinnan automatisointi säästää aikaa ja rahaa
- Valo Teamworkin hallintapaneelista kaikki ryhmät ja sivustot löytyvät yhdestä paikasta
- Automatisointi takaa käyttäjille 24/7-palvelun kaikkialla.
Jouhevampi käyttäjäkokemus aikavyöhykkeestä riippumatta
Advania toimii Suomessa. Kun Valmetin toisessa maailmankolkassa istuvat tiimit halusivat perustaa Teams-ryhmän tai SharePoint-sivuston, he joutuivat yleensä odottamaan kauemmin pyynnön toteutumista, sillä tukipyyntöjä pystyttiin käsittelemään vain suomalaiseen toimistoaikaan.
Prosessin automatisoineen Valo Teamworkin käyttöönoton jälkeen Teams-ryhmät ja SharePoint-sivustot on saatu käyntiin minuuteissa. Näin käyttäjäkokemus on paljon sutjakampi ja jouhevampi.
Valo Teamwork ei ole sidoksissa aikavyöhykkeisiin tai sijainteihin – Teams-ryhmän muodostaminen onnistuu aina muutamassa minuutissa. Automatisoidulla ratkaisulla käyttäjäkokemus on paljon sujuvampi ja ketterämpi.
Meri Närhi
IT Service Manager, Valmet
Siirtymä manuaalisesta automatisoituun hallintaan lisää tehokkuutta
Valmetin siirtymä manuaalisista Teams-ryhmien ja SharePoint-sivustojen perustamispyynnöistä ryhmien ja sivustojen automatisoituun generointiin on myös tehostanut toimintaa.
Ennen yhden tukipyynnön käsittelyyn meni arviolta kuusi minuuttia, ja kun Teams-ryhmäpyyntöjä tuli Valmetilta vuonna 2020 yhteensä 1 400 kappaletta (600 sen jälkeen, kun Valo Teamwork oli otettu käyttöön syksyllä), ajankäyttö ja rahanmeno oli merkittävää.
Valo Teamworkin kertamaksulla Valmetin henkilöstö voi generoida rajattomasti ryhmä- ja sivustopyyntöjä ilman mitään lisäkustannuksia. Lisäksi automatisoitu hallinta nopeuttaa prosessia tuntuvasti, ja ryhmät ja sivustot saadaan minuuteissa käyttöön.
Valo Teamworkin käyttöönoton jälkeen turha manuaalinen työ jäi pois. Voimme nyt keskittyä oikeisiin töihin, eikä tukipyyntöjä enää roiku jonossa.
Meri Närhi
IT Service Manager, Valmet
Tiimityökalut aina käsillä Valo Teamworkin hallintapaneelissa
Kaikki Microsoft 365 -tiimiyökalut näkyvät Valo Teamworkin hallintapaneelissa ja avautuvat suoraan siitä.
Valmetin työntekijöillä on siis kaikki Teams-ryhmät ja SharePoint-sivustot yhdessä näkymässä. Kun uusia tarvitaan, ne generoidaan koneellisesti.
Kaikkiin ryhmiin ja sivustoihin pääsee samasta hallintapaneelista, josta Valmet tietoisesti valitsi riisutun version.
Valo Teamwork on täysin kustomoitavissa. Näin Valmet sai haluamansa pelkistetyn hallintapaneelin, jossa huomioidaan nimenomaan loppukäyttäjien tarpeet ja käyttötilanteet.
Hallinnan automatisointi Valo Teamworkin avulla tarkoittaa, että pyyntöjä voidaan nyt toteuttaa ympäri vuorokauden työntekijän sijainnista riippumatta.
Valmet otti käyttöön Valon Intranetin vuonna 2017, ja silloinen siirtymä paikallispalvelimista pilveen on oma tarinansa.
Kirjoittanut
Advania Finland
