Kustannukset voidaan jakaa sisäisiin ja ulkoisiin kustannuksiin.
Sisäiset intranet-kustannukset
Kuten minkä tahansa uuden teknologian käyttöönotossa tai minkä tahansa projektin käynnistämisessä, sisäiset kustannukset kannattaa laskea ensin. Ne jakautuvat seuraaviin kolmeen luokkaan:
Suunnittelu- ja käyttöönottokustannukset
Mieti, keitä kollegoita tarvitset projektiin. Kuinka pitkään? Haluatko mukaan eri yksiköiden edustajia? Jos haluat, keitä he ovat ja kuinka paljon aikaa tarvitset heiltä? Kuinka usein heidän on oltava mukana? Millä ajanjaksolla
Lanseerauskustannukset
Menestyksekkään intranetin salaisuus on käyttäjien kiinnostus ja sitoutuminen intranetin käyttöön heti alusta alkaen. Lanseerausvaiheessa tarvitaan esimerkiksi tapahtumia ja koulutuksia herättämään mielenkiinto. On myös tärkeää tarjota käyttäjille tukea käytön ensimetreillä.
Ylläpitokustannukset
Ylläpitokustannuksiin lasketaan intranetin hallinnointikustannukset sekä tarvittavat tuki- tai ylläpitokustannukset. Huomioi, että intranetin rakentamisen jälkeen se kasvaa ja kehittyy asteittain. Intranetia on päivitettävä säännöllisesti ja siihen on syytä varata budjettia.
Ulkoiset kustannukset
Jos päätät ostaa valmiin intranetin sen sijaan, että rakennat sellaisen itse, on otettava huomioon seuraavat kustannukset:
Tuotteen lisenssikustannukset
Onko valitsemasi intranet hinnoiteltu kiinteänä maksuna vai maksetaanko siitä käyttäjämäärän perusteella? Onko kyseessä kertaostos vai kuukausitilaus? Määrittyykö hinnoittelu käyttäjien lukumäärän mukaan?
Tyypillisesti organisaation omassa infrassa sijaitsevasta (eli on premises) ratkaisusta maksetaan ohjelmistolisenssi. Tämä on kertamaksu, joka antaa organisaatiollesi oikeuden käyttää ohjelmistoa toistaiseksi.
Pilvipohjaisista intraneteistä maksat tilausmaksun. Tämä voidaan laskuttaa kuukausittain tai vuosittain, ja hinta perustuu usein käyttäjien määrään tai tarvitsemiesi toiminnallisuuksien tasoon.
Asiantuntijapalveluiden kustannukset
Intraanne on ehkä räätälöitävä organisaationne tarpeiden mukaan ja integroitava se olemassa oleviin IT-järjestelmiin (kuten HR-ohjelmistot, CRM- ja ERP-järjestelmät). Jos resursseja tai osaamista ei löydy talon sisältä, tarvitset ulkopuolista apua.
Konsultointipalveluja tarjoavat yritykset, kuten Advania, veloittavat suunnittelusta, kustomoinneista, toteutuksesta ja tarvittaessa kehityksen tiekartan laatimisesta. Mitä enemmän räätälöintiä ja integrointia tarvitaan, sitä korkeammat kustannukset.
Koulutuskustannukset
Jotta intranetista saadaan kaikki hyöty irti, on henkilöstön kouluttaminen ja tuen tarjoaminen tärkeää. Budjetoi siis koulutustilaisuuksiin, -materiaaleihin ja saatavilla olevaan tukeen.
Piilokustannukset
Kun organisaatio kasvaa ja tarpeet kehittyvät, saatatte tarvita lisäominaisuuksia tai lisää kapasiteettia. Intranetin skaalausmahdollisuuksiin ja uusien toimintojen lisäämiseen on oltava budjettia. Muita piilokustannuksia ovat esimerkiksi seuraavat:
- Tietojen siirto: Tietojen siirtäminen vanhoista järjestelmistäsi uuteen intranetiin voi olla monimutkainen ja kallis prosessi.
- Vaatimustenmukaisuus ja turvallisuus: Asiaankuuluvien säännösten ja standardien mukaisuuden sekä tietoturvan varmistaminen voi aiheuttaa lisäkustannuksia.
Kun intranet-projekti on käynnistetty, kaikki suunnitelmasta poikkeavat muutokset maksavat aikaa ja rahaa.
Kuinka pitää intrakustannukset kurissa
Yksi tapa pitää intranet-kustannukset kurissa on päättää alusta alkaen, mitä halutaan ja mitä ei haluta.
Suosittelemme Excel-taulukkoa, jossa listataan ylätasolla sisäiset ja ulkoiset kustannukset. Siitä kannattaa tunnistaa kohdat, joissa voidaan säästää.
Kustannus–hyötyanalyysi
Varmasti moni omalle projektilleen budjettia anonut on tutustunut kustannus–hyötyanalyysiin. Intranetia varten tehdyssä kustannus-hyöty-analyysissä voidaan esimerkiksi ennustaa mahdollisia säästöjä linkittämällä ne uuden intranetin liiketoimintahyötyihin.
Toimiva intra voi auttaa esimerkiksi hybridityön kehittämisessä. COVID 19 -pandemian jälkeen moni toimistotyöläinen on siirtynyt etätöihin. Etätyön hyvien puolien vastapainona moni saattaa kokea eristäytyneisyyttä, yksinäisyyttä ja irrallisuutta omasta tiimistä tai organisaatiosta. Uusi pilvipohjainen intranet auttaa omalta osaltaan lisäämään yhteisöllisyyttä. Intran avulla voit luoda paikan, jossa on helppo jakaa osaamista ja kokemuksia. Moderni intranet edistää työntekijöiden yhteenkuuluvuuden tunnetta ja auttaa rakentamaan positiivista yrityskulttuuria. Tämä usein johtaa hyvinvoinnin ja tuottavuuden kasvuun.
Ongelmat, jotka uusi intranet ratkaisee
Kun laadit intrabudjettiasi, kannattaa siihen lisätä nykytilan ja tavoitetilan analyysi. Jos esimerkiksi nykyisessä intranetissäsi on rajalliset hakuominaisuudet ja ihmiset käyttävät paljon aikaa asioiden etsimiseen, voit todentaa uuden intranetin KPI:t dokumentoimalla arvion siitä, kuinka monta tuntia sen odotetaan säästävän viikko/kuukausi/vuosi.
Esimerkki: Loma-anomuksen löytämiseen kuluu jokaiselta työntekijältä 10 minuuttia. Lomaketta etsitään aina kun tulee aika hakea vuosilomaa. Organisaatiossasi on 100 työntekijää, jotka kaikki pitävät keskimäärin kolme lomaa vuodessa. Pelkästään lomakkeen etsiminen maksaa organisaatiollesi vähintään 6 päivää tuottavuuden menetystä vuodessa (10 min x 3 = 30 min. 30 min x 100 henkilöä = 50 tuntia).
Tai kun uusien työntekijöiden pääsy tehtäviensä tasalle pitkittyy tällä hetkellä tarpeettomasti, koska perehdytykseen ja perehtymiseen tarvittavat sisällöt ovat hajallaan eri paikoissa ja järjestelmissä.
Minkä kokoiseen budjettiin pitää uutta intraa suunnitellessa varautua?
Budjetointi uutta intranetia varten edellyttää vankkaa ymmärrystä sekä näkyvistä että piilokustannuksista. Kun mietit tässä kirjoituksessa esiin tuotuja kustannuksia, voit tehdä tietoon perustuvia päätöksiä, jotka vastaavat sekä organisaatiosi tavoitteisiin että taloudellisiin rajoitteisiin.
On tärkeää muistaa, että onnistunut intranet ei ole vain oikean teknologian valintaa. Kyse on myös panostamisesta ihmisiin ja prosesseihin, jotka saavat digitaalisen työympäristösi kukoistamaan.
No paljonko intranet sitten voi maksaa? Advanian toteuttamat SharePoint-pohjaiset intranetit ovat maksaneet 5 000–10 000 euroa kevyttä tehopakettia rakennettaessa. Mutta ei ole tavatonta, että isojen organisaatioiden räätälöityjen ratkaisujen kokonaiskustannukset kiipeävät jo pariin sataan tuhanteen euroon.
