Toimiva ja sujuva tietotyö vaatii tuekseen helppokäyttöiset ja ymmärrettävät ohjelmistot sekä nykyaikaiset laitteet. Ohjelmistot ja laitteet eivät kuitenkaan yksinään riitä muodostamaan onnistunutta digitaalista työpäiväkokemusta, vaan aihetta tulee tarkastella laajemmin.
Konsulttimme Jari Kopakkala oli mukana Visman Bisnespöytä-podcastissa kertomassa onnistuneen työpäiväkokemuksen merkityksestä työssä jaksamisessa.
Onnistunut digitaalinen työpäiväkokemus toteutuu yrityksessä, kun jokaisella yrityksen työntekijällä on mahdollisuus sekä taidot hyödyntää yrityksellä käytössä olevia digitaalisia ratkaisuja parhaalla mahdollisella tavalla. Tiedon, ohjelmistojen ja dokumenttien määrä kasvaa vääjäämättä jatkuvasti,mikä asettaa uusia edellytyksiä työssä jaksamiselle. Monesti työntekijän vastuulle jää etsiä ja jäsennellä omaa työtä koskettava olennainen tieto sekä dokumentit yrityksen tietotulvasta.
Vastuu onnistuneesta työpäiväkokemuksesta on niin työnantajalla kuin jokaisella työntekijällä itsellään. Työnantajan tehtävä on mahdollistaa sellaiset ratkaisut ja laitteet, jotka palvelevat työntekijän roolikohtaisia tarpeita.
Työntekijän omalla vastuulla on puolestaan pitää huoli omasta osaamisesta ja osallistua aktiivisesti työnantajan tarjoamiin koulutuksiin sekä perehdytyksiin, mikäli sellaisia on tarjolla.
Työnantajan ja työntekijöiden tulisi myös yhdessä määritellä yrityksen yhteiset digityötavat, joilla varmistetaan yhdenmukaiset ja jokaiselle selkeät toimintatavat esimerkiksi viestintään, dokumenttien hallintaan ja projektinhallintaan.
Onnistunut käyttöönotto ja viestintä ovat avaimia menestykseen
Kaikki lähtee aina käyntiin onnistuneesta käyttöönotosta. Uskon tosin, että myös epäonnistuneen käyttöönoton jälkeen tilanne on korjattavissa, kunhan siihen uskalletaan puuttua. Monesti uusien ohjelmistojen käyttöönotossa mennään vikaan, kun niitä otetaan käyttöön kuuntelematta ensin loppukäyttäjiä. Ohjelmistojen loppukäyttäjät ovat avainasemassa mietittäessä, millaiseen tarpeeseen uutta ohjelmistoa ollaan hankkimassa.
Organisaation sisäisellä viestinnällä on myös avainrooli onnistuneessa digitaalisessa työpäiväkokemuksessa. On tärkeää viestiä selkeästi siitä, miksi uusi ohjelmisto otetaan käyttöön, sekä miten se rinnastuu muihin jo käytössä oleviin työkaluihin.
Opetussuunnitelmat osaksi liiketoiminnan strategiaa
Opetussuunnitelmat eivät suinkaan kuulu ainoastaan koulujen ja oppilaitosten toimintaan, vaan niitä voidaan hyödyntää myös organisaatioissa. Jari mainitsee podcast-jaksossa, että opetussuunnitelmien olisi hyvä olla osa liiketoiminnan strategiaa, sillä niiden avulla voidaan huolehtia työntekijöiden osaamisesta nyt ja tulevaisuudessa.
Opetussuunnitelmia laadittaessa kannattaa huomioida myös roolikohtaiset edellytykset. Kannattaa myös miettiä suunnitelmat siten, että ne palvelevat eri yksiköissä ja rooleissa työskentelevien henkilöiden tarpeita. Riittävä osaaminen ja osaamisen jatkuva kehittäminen varmistavat, että organisaatiolla käytössä olevista ohjelmistoista saadaan täysi hyöty irti. Myös työntekijät jaksavat paremmin, kun energiaa ei kulu tietotulvan tai sekavien ohjelmistojen kanssa setvimiseen.
Tarvitsetteko konsultointia yrityksenne digitaalisen työympäristön tai työtapojen kehittämiseen? Ole meihin yhteydessä, niin katsotaan miten voimme olla avuksi!
