Mitä Microsoftin oppilaitoslisenssiuudistus tarkoittaa oppilaitoksille?

Microsoft on muuttamassa Microsoft 365 Education Suite -lisensointia ja rajoittamassa maksuttoman tallennustilan määrää. Vaikka oppilaitoksesi ei vielä olisikaan lähellä uusia rajoja, on tärkeää valmistautua tulevaan suunnittelemalla, siivoamalla ja hallitsemalla tallennustilan käyttöä tehokkaasti Microsoft 365 -ympäristössä. 

Tässä listattuna kaikki lisenssiuudistuksen muutokset:

• Ilmaiset A1 Plus -lisenssit poistuvat ja ne korvataan A1-lisensseillä. Suurin ero lisenssien välillä on työpöytäsovellusten puuttuminen, sillä Office-sovellukset toimivat jatkossa vain verkossa 

• A1-lisenssien OneDrive-tallennustila pienenee 1TB:stä 100GB:hen 

• Jaettu tallennustila (pooled storage): Tarjotaan 100TB:n jaettu tallennustila per tenantti. Lisäksi Maksullisilla A3- ja A5-lisensseillä voidaan kasvattaa jaettua tallennustilaa lisenssistä riippuen joko 50GB (A3) tai 100GB (A5) 

Miksi oppilaitoslisenssejä uudistettiin?

Tallennustilan vähentäminen lisenssiuudistuksessa johtuu pilvitallennuksen määrän kasvusta ja kustannusten noususta. Microsoft toteaa, että nykyisellään jopa 99,96% asiakkaista alittaa tallennusrajan - eli muutos ei vaikuta suoraan kuin murto-osaan oppilaitoksia. Vaikka 100TB:n tallennusrajan ylittäminen saattaa tuntua monelle kaukaiselta ajatukselta, suosittelemme varautumaan muutokseen hyvissä ajoin, jotta tallennustilan vähentäminen ei aiheuta haasteita myöskään jatkossa.

Tilaa vievät tiedostot ovat käyttäjä- ja oppilaitoskohtaisia, mutta kokemuksemme mukaan suurimpia tilasyöppöjä ovat erilaiset videotiedostot. Videotiedostoja voivat olla esimerkiksi luentojen ja tapaamisten Teams-tallenteet, jotka valuvat suoraan tilaisuuden koollekutsujan OneDriveen. Yksittäinen tallenne voi olla kooltaan jopa satoja megoja. Tämän lisäksi kuvat, PDF-tiedostot ja PowerPoint -esitykset voivat pakkaamattomana haukata useita megoja tallennustilaa.  

Miten varautua muutokseen ja varmistaa törkeän hyvä työpäiväkokemus myös jatkossa? 

Mutta miten oppilaitoksissa voi varautua muutokseen ja mitä tapahtuu, jos talennustila pääsee kuitenkin täyttymään? Tallennustilan täyttyessä tallennustila menee lukutilaan. Tiedostoja on edelleen mahdollista käyttää, joskin tiedostojen muokkaaminen ja uusien tiedostojen luominen ei ole tällöin mahdollista. Tiedostoja voi kuitenkin halutessaan poistaa tai siirtää muualle ja kun tallennusraja alitetaan, palautuu tallennustila normaalitilaan. 

Jos kuitenkin haluat välttää turhat työskentelyn katkot ja ylittyvän tallennustilan aiheuttamat harmaat hiukset, on Advanialla tarjota useampiakin ratkaisuja tilanteeseen;

• Tallennustilan rajaaminen ja lohkominen 
  Autamme jakamaan käytettävissä olevan talennustilan osiin eri sovellusten välillä ja asetettamaan kattoarvon esimerkiksi suurimmalle mahdolliselle tiedostokoolle. Näin talennustilan hallinta helpottuu huomattavasti eikä yksittäisiä tilasyöppöjä pääse syntymään.
  
  
• Elinkaaren hallintamalli 
  Oletko kuullut tiedostojen elinkaaren hallintamallista? Advanian asiantuntijoiden avulla voimme määritellä oppilaitoskohtaisen elinkaaren hallintamallin tiedostoille, joka määrittelee kauanko tiedostoja säilytetään ja mitä niille tapahtuu säilyttämisen jälkeen. Kaikkea ei kannata säilöä pilveen ikuisiksi ajoiksi, sillä usein aktiivisen käytön jälkeen tiedostot unohtuvat, ja kuluttavat sen jälkeen turhaan arvokasta tallennustilaa. 
  
  
• Lisätilan hankkiminen Microsoftilta 
  Kolmas vaihtoehto on hankkia Microsoftilta lisää jaettua tilaa, joka tämän blogikirjoituksen kirjoitushetkellä maksaa 300 $/kk/10TB.