Mitä tapahtuu, kun it-järjestelmä kaatuu ilman, että siihen on varauduttu riittävästi? Ainakin British Airwaysilla tilanne tuli eteen kesällä 2019, kun it-vian takia yli 100 lentoa oli peruttava. Matkustajiin se vaikutti lisäksi yli 200 viivästyneen lennon vuoksi, ja voi vain arvailla minkälainen hintalappu päivälle lopulta paisui.
Suurelle yritykselle kustannukset pitkittyvästä it-ongelmasta ovat helposti massiivisia, mutta pienemmänkin yrityksen toiminnalle ja liikevaihdolle ne voivat koitua kohtaloksi. Mieti itse, mitä yrityksellesi tapahtuisi, jos et pääsisi päivään tai pariin käsiksi asiakas- tai kassajärjestelmään. Olisitko valmis riskeeraamaan kahden päivän myynnin sen sijaan, että käyttäisit muutaman työtunnin jatkuvuussuunnitelman tekoon?
Jatkuvuussuunnitelma turvaa yrityksen yllättävien tilanteiden varalle
Jatkuvuussuunnitelmalla tarkoitetaan dokumentaatiota, josta löytyvät prosessit ja työkalut erilaisten yllättävien ja usein hankalien tilanteiden varalle – käytännössä siis ohjeistus siihen, kuinka haittoja estetään tai vahingon sattuessa ripeästi korjataan. Keskellä kriisiä on hankala toimia, jos varasuunnitelmaa ei ole pohdittu ollenkaan. Tällöin on myös riski siitä, että vaikkapa käyttökatkoksen aiheuttamat kustannukset kasvavat entisestään.
Digitalisaation myötä iso osa riskeistä liittyy erilaisiin it- ja tietojärjestelmiin, sillä harvassa ovat ne yritykset, jotka eivät jotain sähköistä työkalua käyttäisi päivittäin. Laskemme liiketoimintamme ja työmme jatkuvuuden sähköpostin, asiakashallinnan, pilvipalveluiden tai vaikkapa verkkopohjaisen varauskalenterin varaan, emmekä aina tule ajatelleeksi, että ehkä jonain päivänä verkkoon tai palvelimiin ei pääsekään käsiksi.
Yksinkertaisin ja kiusallisen yleinen esimerkki mahdollisesta it-haitasta on pätkivät verkkoyhteydet. Moni yritys onkin hankkinut palvelun, johon kuuluu myös 4G:n mahdollistama varayhteys, joka käynnistyy saumattomasti silloin, kun varsinainen verkko on syystä tai toisesta alhaalla. Tällöin työ voi jatkua keskeytyksettä normaaliin tapaan ilman tuntien tai joskus jopa kokonaisen päivän hukkaamista.
Juuri tämänkaltaisten varasuunnitelmien dokumentoiminen on jatkuvuussuunnittelua. Tietenkään pelkkä dokumentin olemassaolo ei riitä, vaan kirjattujen keinojen ja prosessien toimivuus olisi hyvä tarkistaa säännöllisin väliajoin – muutaman vuoden takaiset keinot eivät ehkä tepsikään tänä päivänä ihan samalla tavalla.
Ei vain tietojärjestelmiä – henkilöstöön liittyy aina riskejä
Monissa yrityksissä mietitään nyt henkilöstöön liittyviä riskejä. Kenellä on päätäntävalta silloin, kun avainhenkilö sairastuu, etteivät yrityksen kriittiset toiminnot pysähdy täysin? Monissa asiantuntijaorganisaatioissa hiljaista tietoa löytyy yllättävän paljon yksittäisen työntekijän muistista, eikä se tieto pääse liikkumaan hänen ollessa poissa pelistä. Sama tilanne koskee pieniäkin yrityksiä silloin, kun esimerkiksi itse yrittäjä joutuu yllättäen jäämään pois töistä.
Jatkuvuussuunnittelu ei siis kata pelkästään it:tä ja tietojärjestelmiä – päinvastoin ne ovat vain osa yrityksen liiketoiminnan jatkuvuussuunnitelmaa. Vähintään yhtä tärkeä palanen on henkilöstöön liittyvän jatkuvuuden suunnittelu ja dokumentointi, sillä yhdenkään ihmisen ei tulisi olla täysin korvaamaton ainakaan yrityksen kriittisiin toimintoihin liittyvissä prosesseissa.
Sujuvan etätyön varmistaminen ja siihen varautuminen on hyvä esimerkki suunnittelusta, joka on jo ajettu sisään monen yrityksen toimintaan. Jatkuvuussuunnitteluhan ei välttämättä ole mikään erillinen projekti, vaan se voi aivan hyvin olla osa päivittäistä tekemisen mallia, josta on apua esimerkiksi tilanteessa, jolloin ihmisten liikkumista suositellaan rajoitettavan.
Jos vasta kriisin iskiessä ryhdytään kehittämään turvallisen ja tehokkaan etätyön malleja, voit olla varma siitä, että aikaa tulee valumaan hukkaan. Siinä tilanteessa ei enää auta toivoa, että joku olisi irrottanut hyvän sään aikana muutaman tunnin työpanoksen suunnitelman laadintaan.
