Selkävaivoista kärsivä IT aiheuttaa äkäisyyttä ja huonoa työpäiväkokemusta - IT-hyvinvointi kuntoon!

Sekä työntekijän oma että IT:n hyvinvointi ovat luonteeltaan sellaisia, ettei suomalainen hae ongelmiinsa apua, vaan oppii elämään niiden kanssa.

Kumpaankin on kuitenkin olemassa ratkaisu: selkäkipuihin auttaa parhaiten ennaltaehkäisy säännöllisen liikunnan ja terveellisten elämäntapojen muodossa. Myös IT-hyvinvointi varmistetaan parhaiten ennaltaehkäisyllä, mutta siihen ei vaadita jumppaliikkeitä tai reissuja uimahalliin.  

Kyseessä on ongelma, ei ominaisuus

Yksinkertaistettuna kyse on seuraavasta: Kun yrityksen IT-hyvinvointi on varmistettu, saadaan myös varmistettua työntekijöille parempi työpäiväkokemus niin työvälineiden kuin ympäristön osalta. Tämä tarkoittaa sitä, että jokainen kykenee hoitamaan hänelle osoitetut tehtävät sujuvasti ja tehokkaasti, eivätkä työvälineet tai verkko aiheuta ylimääräistä odottelua tai epämääräisiä ongelmia.

Käsitteenä sujuva työpäiväkokemus on selkeä ja helposti ymmärrettävä. Käytännön kokemukset työelämästä ovat kuitenkin syösseet monet sellaiseen epätoivon kuiluun, että sen saavuttaminen tuntuu utopistiselta. Jopa siinä määrin, ettei sujuvasta työpäiväkokemuksesta uskalleta edes haaveilla. Tämä johtaa siihen, että ongelmien kanssa opitaan elämään – kuten sen selkäkivun. 

Mutta tarvitseeko sen mennä näin? 

Mitkä asiat rassaavat IT-hyvinvointia eniten?

Työasemat ja niihin liittyvät lisälaitteet sekä järjestelmät ovat yksi tärkeimmistä tuskan aiheista työntekijän näkökulmasta. Käyttöönoton jälkeen laitteet usein toimivat jonkin aikaa moitteetta, mutta pian sisään vyöryy ajuripäivityksiä, välimuistit täyttyvät ja seuraavaksi laitteen käynnistymisessä kestää kerta kerralta kauemmin. Tai vaihtoehtoisesti näytölle pamahtaa mystinen error-viesti aina käynnistämisen yhteydessä. 

Yrityksen langaton verkko on otettu käyttöön aikana ennen kuin kaikki liiketoimintasovellukset muuttuivat pilvipalveluiksi, eikä sen kapasiteetti enää ehkä riitäkään. Myös verkkoon kytkettyjen laitteiden määrä on kasvanut, kun älykkäät laitteet ja työntekijöiden omat laitteet ovat tulleet mukaan kuvioon. Turvallisuus, kapasiteetti ja käyttäjäkokemus ovat kaikki koetuksella.

Kolme lähestymistapaa – kaksi huonoa ja yksi puutteellinen

Se, miten tällaisiin ongelmiin reagoidaan, riippuu organisaatiosta sekä sillä hetkellä käsillä olevasta ongelmasta. Reaktiot ovat kuitenkin usein jaettavissa neljään kategoriaan:

1. Ei tehdä asialle mitään: Kyseessä on ominaisuus, ei ongelma. Tällainen passiivisuus liittyy juuri siihen, ettei parempaa uskalleta odottaa. Näin se on aina ollut ja näin se tulee aina olemaan.
2. Kertaluonteinen kuntoremontti, jolloin hankitaan uudet laitteet, mutta ei huomioida sitä, että IT-hyvinvointi vaatii sitoutumista. Tässä tapauksessa puhutaan IT-ympäristön läpinäkyvyydestä ja hallinnasta.
3. Hankitaan lisää tukipalveluita, muttei parempia tukipalveluita. Useimmat IT-tukipalvelut toimivat siten, että ensimmäinen kontakti kirjoittaa ongelmasta tiketin, jonka jälkeen se vasta siirtyy varsinaisen asiantuntijan työlistalle.
4. Etsitään kumppani, joka ymmärtää yrityksen haasteet. Kumppani, jonka palveluvalikoima on laaja ja joka kykenee tarjoamaan juuri sellaisen kokonaisuuden, joka ratkaisee IT-hyvinvoinnin perimmäiset haasteet.

Hyvä kumppani kykenee tarjoamaan ratkaisun, joka parantaa organisaation IT-hyvinvointia kaikilla tasoilla:

• Käyttäjät saavuttavat hyvän ja sujuvan työpäiväkokemuksen
• IT-osasto saa tekniset ratkaisut, joilla voidaan varmistaa käyttäjien tyytyväisyys myös jatkossa. Tai tämä voidaan hankkia palveluna.
• Liiketoiminta kiittää parantuneesta IT-hyvinvoinnista, kun liiketoiminta ei katkea tietoteknisten ongelmien vuoksi.
• Talousjohto kiittää hankintavaiheen kustannustehokkuutta ja pitkän aikavälin kustannussäästöjä, joita katkeamattomalla liiketoiminnalla saavutetaan.

Uskalla vaatia IT:ltä enemmän

IT-hyvinvoinnin pohjan rakentaminen tarkoittaa ongelmien juurisyiden paikantamista ja ratkomista sekä ongelmien ennaltaehkäisyä.

IT-hyvinvoinnin varmistaminen tarkoittaa sitä, etteivät ongelmat tai oireet myöskään palaa.

Nämä onnistuvat vain, jos kokonaisuudesta on huolehdittu. Työvälineiksi on hankittu tehtävänmukaiset laitteet, joiden kierrosta huolehditaan ja joiden terveydentilaa seurataan, yritysverkko toimii ilman jatkuvia ongelmia ja IT-tuki toimii proaktiivisesti.

• Eri käyttäjäprofiileille hankitaan kustannustehokkaasti heidän työhönsä parhaiten soveltuvat laitteet, joille määritetään sopiva kiertosykli.
• Varmistetaan, etteivät vanhat laitteet myöskään jää viemään tilaa konttorilta, vaan niille saadaan turvallisesti ja kestävästi uusi elämä kiertotalouden keinoin.
• Pidetään huoli, että yrityksen verkko toimii ja säilyy toimivana, hankkimalla vaatimustenne mukaiset verkkolaitteet sekä hallintasovellukset.
• IT-ympäristön terveydentilaa on kyettävä seuraamaan kokonaisuutena siihen tarkoitetuilla työvälineillä. Jos jokin ajuripäivitys hidastaa työasemien toimintaa 5 %:lla, ei käyttäjä sitä välttämättä vielä havaitse, mutta asianmukaisella hallintaratkaisulla se voidaan havaita.
• Jos hyödynnetään ulkoista IT-tukea, ei ole kohtuutonta vaatia tältä keskitettyä yhteyspistettä (single point of contact), joka kykenee ratkaisemaan valtaosan kyselyistä ensimmäisellä yhteydenotolla. Vaadi siis todellista tukipalvelua call-centerin sijaan.
• IT-tuelta voidaan myös vaatia jatkuvasti kehittyvää toimintaa, varsinkin, jos sitä ostetaan palveluna. Mikäli sama ongelma toistuu, tulee se pystyä ratkaisemaan nopeammin seuraavalla kerralla.
• Käyttäjätasollakin voidaan rohkeasti vaatia IT:ltä enemmän. Kipujen kanssa ei tarvitse jäädä yksin.

Proaktiivisuus on muutakin kuin jugurtti

Näillä toimenpiteillä varmistetaan IT-hyvinvointi kestävästi. Kuten elintapojen muutoksessa, on tässäkin kyse jatkuvasta tekemisestä ja pysyvästä muutoksesta – ei kertaluontoisesta toimenpiteestä. 

Toki kuten selkärangalla, myös kaikilla yrityksen työasemilla, sovelluksilla ja taustajärjestelmillä on oma elinkaarensa, joka saavuttaa jossain vaiheessa päätepisteensä. Tässä kuitenkin yhtäläisyydet päättyvät, sillä toisin kuin selkärangan, voidaan nämä kierrättää ja vaihtaa uusiin.

Ja hyvä kumppani ratkaisee tämänkin proaktiivisesti.