Viisi edellytystä intranetin onnistuneeseen käyttöönottoon

Sen verran monta intranetin uudistusprojektia on tullut urani varrella koluttua läpi, että uskaltaudun antamaan vinkkejä käyttöönoton sujuvoittamiseksi. Nämä ohjeeni olen tarkoittanut lähinnä sinulle, joka viet projektin läpi talon sisäisenä intranet-konsulttina ja toimit projektin päätyttyä (toivottavasti) esim. intranetin toimituspäällikkönä.

Intranetin uudistuksessa on yksi ja tuhat huolehdittavaa asiaa, mutta nämä viisi minä priorisoisin kärkeen ennen muita.

1. Luo hallintamalli.

Saattaa kuulostaa kankealta ja byrokraattiselta, mutta mitä isompi organisaatio on kyseessä, sitä tärkeämpää on jo suunnitteluvaiheessa kuvata, kuka vastaa mistäkin sekä projektin aikana että ylläpitovaiheessa. Enkä tarkoita mitään 100-sivuista puuduttavan vaikeaselkoista tekstipläjäystä, vaan yksinkertaisia vastauksia intranetin loppukäyttäjän ja ylläpitäjien kannalta oleellisiin kysymyksiin, kuten

• Kuka ylläpitää minkin osion sisältöjä?
• Mihin tahoon otan yhteyttä a) sisällöntuottajana kun en muistakaan, miten uutinen luodaan, b) loppukäyttäjänä, kun profiilitietoni kaipaavat päivitystä c) halutessani nähdä kehityslistalla olevien asioiden etenemisen ja lisätä sinne uuden idean d) yrittäessäni antaa työtilaani oikeuksia muille?
• Mikä yksikkö ylläpitää ja kehittää työtiloja?
• Kuka ylipäätään koko kokonaisuuden omistaa ja mistä se rahoitetaan?

2. Tee muutosviestintä- ja koulutussuunnitelmat ajoissa.

Uuden intranetin käyttöönotto on lähes poikkeuksetta iso mullistus loppukäyttäjän näkökulmasta. Mitä paremmin edellinen intranet on palvellut käyttäjiä, sitä tärkeämpää on laittaa paukkuja muutosviestintään ja mitä enemmän uusia työkaluja (taas!) intranet tuo tullessaan, sitä enemmän panostaa henkilöstön kouluttamiseen.

Muutosjohtamisen on lähdettävä ylimmän johdon esimerkistä. Johdon on vietävä uudistuvan intranetin ilosanomaa eteenpäin omilla foorumeillaan, sinä voit puolestasi vaikka pitää viikoittaista blogia projektin etenemisestä ja valjastaa aktiivisimmat sisällöntuottajat muutosagenteiksi omiin organisaatioihinsa.

Ja henkilöstön kouluttaminen, tätä en voi olla korostamatta liikaa. Meitä on tässäkin asiassa tosi moneksi: Osa omaksuu vuorovaikutteiset työkalut, työtilat ja profiilisivut käyttöönsä hetkessä, toisilla menee uuden rakenteen ja etusivun kanssa totutteluun ja tutustumiseen viikkokausia. Jotta minimoisit muutosvastarintaa (jota joka tapauksessa ilmenee), kouluta, luennoi, auta ja tue niin paljon kuin mahdollista, mieluiten itse tai ydinryhmän voimin, jotta olet kuulemassa palautteen suoraan loppukäyttäjiltä ilman välikäsiä. Ja kouluttamisella tarkoitan koko kokonaisuuteen perehdyttämistä käytännön esimerkkien avulla, sitä miten työn tekeminen tietyllä käyttäjäryhmällä muuttuu uuden työkalun myötä, en missään nimessä teknologialähtöistä paatosta!

3. Ota kriittisimmät ja haastavimmat mukaan suunnitteluun.

Jos menet siitä, mistä aita on matalin, saat valtavan ’kaikki oli ennen niin paljon paremmin’ -palauteryöpyn varsinkin niiltä, joiden nykyintranetiä olet uudella korvaamassa tai joiden kriittinen päivittäinen työkalu se on. Siksipä kehotan ottamaan ne hankalimmat, äänekkäimmät henkilöt ja vaikeammin toteutettavissa olevat toiminnallisuudet mukaan jo suunnitteluvaiheeseen.

Kun onnistut toteuttamaan edes osan hankalimpien toiveista, on sinulla yhtäkkiä käytettävissäsi varsinainen muutosviestinnän ydinporukka. Ja kun rima on nostettu tarpeeksi korkealle toiminnallisuuksienkin suhteen, seuraavassa vaiheessa mukaan tulevat yksiköt, liiketoiminnot ja toimintamaat ovat vain tyytyväisiä, kun vaikeat asiat on jo ratkottu heidän puolestaan.

4. Ajattele aina loppukäyttäjää.

Pidä joka tilanteessa mielessäsi loppukäyttäjä – Mitä hän hyötyy tästä? Intranetin tulisi tukea kaikin tavoin organisaation tavoitteiden toteutumista, mutta valitettavan usein edelleen näkee, että se jää tukifunktioiden tuottamien uutisten ja ohjeistuksen ylläpitopaikaksi.

Jos uudistuksesi tavoitteeksi on kirjattu liiketoiminnan tukeminen, pidä siitä kiinni ja tuo työntekijöiden päivittäin käyttämät työohjeet osaksi intranetiä. Ja työohjeilla todella tarkoitan niitä ohjeita, joiden avulla työntekijä selviää työpäivästään, oli hän sitten asiakaspalvelija, trukkikuski tai kokoonpanija tuotannossa. Ja jos vielä pystyt toteuttamaan kullekin tärkeälle kohderyhmälle jonkin kriittisen, päivittäistä tuskaa nykyisin aiheuttavan ominaisuuden uudella, toimivalla tavalla uudessa intranetissä, käyttäjät ovat puolellasi.

Näin toimimalla paitsi helpotat työntekijöiden arkea, kun intranet kokoaa päivittäiset työkalut ja ohjeet yhteen paikkaan, saat myös ’vähän vahingossakin’ ujutettua merkittävimmät uutiset ja ohjeistukset heidän tietoisuuteensa.

5. Kouluta, tue ja patista sisällöntuottajia.

Valtaosa sisällöntuottajista päivittää intranetiä oman työnsä ohella. Luo heille optimit puitteet:

• Varmista, että sisältösivujen luominen ja ylläpito on mahdollisimman helppoa ja yksinkertaista (panosta siis myös sisältösivupohjien muokkausnäkymään).
• Kouluta heidät itse, jotta pääset koulutustilanteessa ratkomaan teknisten ongelmien lisäksi myös sisältöön liittyviä kysymyksiä.
• Kerro verkkokirjoittamisen ja käytettävyyden lainalaisuuksista, jotta sivut vastaisivat mahdollisimman hyvin käyttäjien tarpeita.

Olen myös sitä mieltä, että itse sisällön siirtoon vanhasta uuteen ei kannata varata kovin montaa viikkoa, kaikki intranet-asiat kun tuppaavat otona työskentelevillä jäämään kuitenkin viime tinkaan. Ja itse vanhan intran sisällön perkaamisen ja muokkaamisen voi (ja olisi syytä) aloittaa jo projektiin käynnistysvaiheessa, vaikka työtilaan tai muuhun organisaation yhteiseen tietovarastoon.

Ja sinulle, joka ensimmäistä kertaa olet ryhtymässä intranet-uudistuksen vetovastuuseen, yksi vinkki ylitse muiden: Pidä pää pystyssä. Intranet aiheuttaa aina intohimoja ja sitä myötä palautetta satelee, meille suomalaisille tyypilliseen tapaan usein aika suoraviivaista ja negatiivissävytteistä. Käsittele asiat asioina, hae tukea toiminnallesi ohjausryhmästä ja esimieheltäsi ja luota osaamiseesi.

Tiia Välttilä