Microsoft Teams, Microsoftin tärkein tiimityön väline, on mahtava työkalu yhteistyöhön, kommunikointiin, dokumenttien hallintaan ja moneen muuhun tarpeeseen. Teamsista on monessa organisaatiossa tullut digitaalisen työn keskipiste nopeasti sen julkaisun jälkeen – viimeistään nykyisen etätyöpainotteisen ajan myötä.
Olemme nähneet Teamsin nopean kehittymisen pelkästä sovelluksesta paikaksi, joka kattaa ja yhdistää laajan joukon Office 365 -työkaluja yhden käyttöliittymän ja -kokemuksen alle. Lyhyesti sanottuna, Teams on ollut isoin muutos digityöskentelyssä, jota olemme lähivuosina nähneet ja jonka ansiosta – sinänsä erinomaiset, mutta irralliset – M365-työkalut ovat nyt helposti loppukäyttäjän saatavilla.
Parempaa tiimien hallinnointia
Teamsin suosio on vuorostaan aiheuttanut uudenlaisen (positiivisen) ongelman, joka piinaa IT-ylläpitoa. Microsoft Teamsin tiimejä luodaan usein mihin tahansa työperäiseen tarpeeseen, jonka kanssa on aikaisemmin tuskailtu esimerkiksi sähköpostien välityksellä. Jokainen uusi Teamsiin luotu tiimi luo myös uuden Office-ryhmän, SharePoint-sivuston, Outlook-postilaatikon sekä muita palasia vailla keskitettyä hallintaa.
Microsoft Teams on toki toimivampi ja tietoturvallisempi vaihtoehto virtuaaliseen tiimityöskentelyyn kuin esimerkiksi Microsoft 365 -portfolion ulkopuoliset sovellukset tai irralliset sähköpostiviestit. Mutta ryhmien hallinnointiin kannattaa kiinnittää huomiota ennen kuin tilanne räjähtää käsiin.
Tässä vaiheessa, sinulla on kaksi vaihtoehtoa:
- Olla välittämättä ja jatkaa kuin ennenkin
- Tehdä jotain ryhmien elinkaaren ja hallinnoinnin kannalta.
Saatat valita ensimmäisen vaihtoehdon, koska saattaa kuulostaa helpolta. Mutta lähitulevaisuudessa päädytte tilanteeseen, jossa teidän käsillänne on satoja, ellei tuhansia Office-ryhmiä ilman hajuakaan mitä tehdä niiden kanssa. Tämä aiheuttaa haasteita myös dokumenttien hallintaan sekä voi lisätä pahimmassa tapauksessa tiedon siiloutumista.
Mikäli (ja toivottavasti) valitset vaihtoehdon kaksi, sinulla on jälleen kaksi tapaa edetä kohti parempaa tiimien hallinnointia Microsoft Teamsissa:
- Ota ryhmät haltuun M365:n vakiotyökaluilla tai
- Valitse työkalu, joka antaa sinulle täydellisen hallinnan omistajuuteen, elinkaareen ja tietosisältöön kussakin ryhmässä.
Microsoft 365 Admin Portal antaa sinulle joitain työkaluja kuten PowerShell, OOTB, Custom Framework, joilla hallita ryhmiä, joita käyttäjät voivat vapaasti luoda ympäristöönne. Mutta käytännössä sinulla on vain yksi kannattava vaihtoehto: estää tavallisilta käyttäjiltä Office-ryhmien luonti PowerShell-komennolla. Tätä siirtoa suositellaan käytännössä jokaisen vakavan Office 365 -konsultointiyrityksen toimesta.
Tämän komennon jälkeen vain O365-ylläpitäjät voivat luoda uusia ryhmiä. Taianomaista, mikä helpotus! Mutta komento on kuin kaksiteräinen miekka. Muutoksen jälkeen jokainen uusi Teams-tiimi pitää luoda keskitetysti IT-osaston toimesta, käyttäjien aina niin pyytäessä. Ja tämä voi tukahduttaa Teamsin käytön innostusta vähän turhankin tehokkaasti.
Haluatko ajankohtaiset kuulumiset Microsoft 365 -ympäristön uudistuksista?
