Kun pandemia siirsi valtaosan tietotyöläisten työarjesta etämoodiin, Microsoft Teamsin käyttäjämäärät kokivat valtavan loikan. 250 miljoonaa päivittäistä käyttäjää vuoden 2021 huhtikuussa verrattuna 32 miljoonaan pandemian alussa on tarkoittanut melkoista nippua Teams-tiimejä hallittavaksi!
Mutta kuinka hallita Office 365 -ympäristöön syntyvien Tiimien, Ryhmien ja Sivustojen määrää niin, ettei tilanne pääse karkaamaan käsistä? Kuinka vältämme päällekkäiset työtilat tai käyttämättömänä piiloon hautautuvat tiimit? Ratkaisun nimi on elinkaaren hallinta (Lifecycle Management).
Elinkaaren hallinnalla on kolme erillistä vaihetta jotka kuljettavat tiimin ja sen sisältämän tiedon luonnollisesti läpi projektin tai muun käyttötarpeen: luominen, aktiivinen käyttö ja käytön päättyminen. Jokaiselle vaiheelle määritellyt käytänteet ja prosessit varmistavat, että tiimityö ja sen ylläpito onnistuu sujuvasti ja helposti kaikkien osalta. Alla esimerkki, kuinka tämä onnistuu Valo Teamworkin avulla.
Vaihe yksi: Luominen
Suurin osa elinkaaren hallinnan taikuudesta tapahtuu heti luomisvaiheessa. Toisin sanoen, jos tämän missaa niin muutkin vaiheet osoittautuvat jatkossa haastavammiksi. Valo Teamworkin monikäyttöiset mutta helposti toteutettavat mallipohjat tarjoavat parhaan ratkaisun erilaisten tarpeiden täyttämiseen (projektit, tuotekehitystiimit, tiimit joissa on vieraita jne).
Mallipohjien käyttö mahdollistaa Teams-tiimien ja muiden O365-ryhmien nimeämiskäytännöt ja tarvittavan kuvailevan tiedon (eli metadatan) keräämisen heti alussa. Kuka on projektipäällikkö ja milloin projektin on tarkoitus päättyä? Näiden tietojen avulla voimme myöhemmin turvata tiimin sisältämien tietojen kulkemisen koko elinkaaren läpi. Samalla tiimien selaaminen ja oikean tiimin löytäminen on loppukäyttäjälle monin verroin helpompaa. Kun käyttäjä valitsee sopivan mallipohjan ja tilaa uuden tiimin käyttöönsä, käynnistyy taustalla tiimin luova ja oikeat elementit sinne lisäävä prosessi joko automaattisesti tai hyväksymiskäytänteen kautta.
Valo Teamworkin pääkäyttäjänäkymästä ylläpitäjät voivat hallita kaikkia elementtejä, kuten saapuneita työtilapyyntöjä, tarjolla olevia mallipohjia, elikaarisääntöjä sekä olemassaolevia tiimejä.
PRO TIP: Advania ja Valo suosittelevat, että vapaan Office 365 -ryhmien luomisen sijaan organisaatiossanne kaikki tiimityön tarpeet (kuten uudet Teams-tiimit tai SharePoint-sivustot) keskitetään yhden tilauslomakkeen taakse. Tällöin teillä on mahdollisuus saada kokonaisuus haltuun. Jokainen luotu työtila tai tiimi perustuu yhdenmukaisiin mallipohjiin, nimeämiskäytänteisiin ja kuuluu yhteneväiseen elinkaarimallin piiriin.
Vaihe kaksi: Käyttö
On harhaluulo ajatella, että tiimin perustamisen jälkeen asiat olisivat reilassa tietohallinnon näkökulmasta. Tiedon elinkaaren hallinnan perspektiivistä tarkasteltuna tiimityötilan käyttö osoittaa miten hyvin käytänteet ja käytäntö kohtaavat.
Valo Teamworkin sisältämä analytiikka tarjoaa helpon tavan erotella aktiiviset tiimit niistä joiden käytöt on jo hiipunut. Ylläpidon näkymistä on mahdollista erotella työtilat eri käyttötarkoitusten mukaan ja havaita tiimit joilla tiedon omistajuus on hukassa. Valo Teamworkilla on myös mahdollista ottaa jo olemassa olevat tiimit haltuun ja elinkaarikäytänteiden piiriin.
PRO TIP: Säästä aikaa asettamalla elinkaarikäytänne jo aiemmin luotuihin tiimeihin vaikka kaikkiin kerralla Valo Teamworkin ylläpitonäkymästä.
Vaihe kolme: Käytön lopettaminen
Tiedon elinkaaren tärkein vaihe jatkuvuuden ja hallittavuuden kannalta on se, kun tiedon aktiivinen käsittely päättyy ja se voidaan siirtää ”eläkkeelle”. Eläköitymisen eli arkistoinnin automatisointi vapauttaa resursseja sekä ylläpidolta että loppukäyttäjiltä eikä pilven tallennuspaikkoihin pääse syntymään ”vanhan tiedon kerrostumia” kuten perinteisillä verkkolevyillä. Päättyneet projektit ja muut käytöstä poistuneet tiimit saavat kunniakkaan eläkkeen ja lopulta hautajaiset kun niiden sisältämä tieto voidaan poistaa käyttäjiä kuormittamasta. Lopputuloksena relevantin tiedon löytäminen helpottuu ja Teams-listalla näkyvien tiimien lista ei pääse kasvamaan hallitsemattomaksi.
Valo Teamwork Enterprise tarjoaa valmiin ratkaisun tiimien ja muiden työtilojen arkistointiin ja poistamiseen. Tiimit voidaan arkistoida niiden aktiivikäytön jälkeen ja projektit arkistoituvat päättymispäivämäärän mukaisesti. Ja arkistoinnin jälkeen koko työtila voidaan poistaa eri mittaisten elinkaarikäytänteiden mukaan. Automaattisesti. Tiedon omistajaa voidaan informoida näistä automaattisista arkistoimis/poistamistoimenpiteistä, ja tiimille voi anoa jatkoaikaa mikäli tilanne sitä vaatii. Elinkaarimalli mahdollistaa monenlaiset toimenpiteet käyttämällä Power Automate- tai Azure Logic App -työnkulkuja.
PRO TIP: Valo Teamwork Enterprise -ylläpitäjät näkevät olemassa olevien tiimien listauksesta, mikäli tiimille on määritelty automaattinen arkistoitumiskäytäntö. Samasta listasta käytänteen aktivointi helpottaa “turhien” tiimien siivoamista aktivoimalla käytänteen per tiimi.
Olisiko aika ottaa teidänkin tiedon elinkaari haltuun Microsoft Teamsissa?
Asiakkaamme Valmet siirtyi vuoden 2020 alussa Skypen käytöstä Microsoft Teamsiin. Teamsin oheen otettiin nopeasti käyttöön myös Valo Teamwork, joka helpottaa Teamsin kokonaisvaltaista hallinnointia automaation avulla. Lue lisää asiakkaamme kokemuksista täältä.
Kerromme mielellämme lisää ratkaisusta ja autamme teitä valitsemaan yrityksellenne parhaan kokonaisuuden sisäisen viestinnän, tiedon hallinnoinnin ja tiimityön kehittämiseen.
Kirjoittanut
Jussi Sivonen
